Допустим, вы руководитель отдела IT-разработчиков. Под вашим началом находятся 16 программистов и в разработке у вас несколько проектов. Один из сотрудников столкнулся с серьезной проблемой — кто-то обнаружил ошибку и оставил комментарий в разделе учета инцидентов: «Проблема с формой». Разработчик не понимает, в чем заключается ошибка, при этом дальше работать не может, хотя приближается срок исполнения проекта. Он пишет сообщения автору замечания, но тот уже два дня не отвечает. При этом в теме письма написано «Всего один вопрос». Их десятков сообщений вряд ли письмо с таким заголовком станет наиболее важным. В результате срывается срок сдачи проекта, у его автора нервный срыв, потерянное время и деньги.
Подобного развития событий можно было избежать, если озаглавить сообщения по-другому. Комментатор пишет про ошибку более детально: «Проблема с валидацией в контактной форме и бекап базы bd2054@host3» и оставляет несколько своих контактов для удобства связи. Сотрудник отдела мог бы иначе озаглавить свое письмо: «Необходима срочная помощь с проектом D!» При таком подходе сложностей удалось бы избежать.
Подобный пример показывает необходимость коммуникации, она нужна для расстановки приоритетов, экономии времени, исправления ошибок, помогает следить за прогрессом и мотивирует на результат. Существует несколько правил, чтобы коммуникация стала более эффективной.
1. Правильное оформление электронных писем. Старайтесь кратко и четко выражать свои мысли, тема письма должна указывать на информацию, которая в нем заложена. В тексте обязательно напишите название проекта и максимально четко опишите суть обращения. Помните, что вопросы требуют понятных ответов. При обращении к человеку, указывайте его имя.
2. Комментарии должны быть понятны. В случае обнаружения ошибки, старайтесь описать ее подробно и понятно. Лишние минуты, потраченные на комментарий, в дальнейшем помогут правильно разобраться в проблеме. Помните, что у вашего адресата могут возникнуть вопросы, поэтому будьте готовы вовремя на них ответить.
3. Делитесь мнением с коллегами. Если весь отдел работает над одним важным проектом, то каждый сотрудник должен обладать всей полнотой информации о нем. Руководителю отдела гораздо проще ставить задачи, проверять их выполнение и оказывать помощь на каждом этапе, если все разбираются в деталях разработки. Участвуйте в собраниях, устраивайте совещания по телефону или в чатах, используйте для коммуникации любые ресурсы, тем более сегодня в них нет недостатка. Все это поможет четко расставить приоритеты и оперативно выявить ошибки.
4. Выстраивайте доверительные отношения с коллегами. Общайтесь с каждым членом коллектива, старайтесь понимать друг друга. Зная об отношении к проекту каждого разработчика, выяснив его точку зрения, можно лучше его мотивировать и, тем самым, поддерживать доброжелательную атмосферу среди коллег.
Правильная коммуникация — одна из наиболее важных составляющих в работе любой компании, она позволяет работать уверенно, слаженно, спокойно и эффективно, и, в конечном итоге, приводит к общему успеху.
