- Кто такой менеджер проектов, и с чем он сталкивается в работе
- Знакомство и разделение обязанностей
- Исследовать бизнес клиента
- Определение целей и фиксация договоренностей
- Оплата заказа: планирование
- Презентация и работа над ошибками
- Отказы от проектов
Проджект менеджер — это человек, который отвечает за реализацию проекта в срок, а также за то, чтобы его качество соответствовало требованиям. Управляющий проектами следит за сроками, за документацией, за управлением команды, за качеством работы и, конечно же, общается с заказчиком — о чем и пойдет речь в сегодняшней статье.
Project management это около 40 процентов работы с документами и около 60 процентов — общение с командой подрядчиков и с заказчиком. Конечно, соотношение варьируется в зависимости от сферы и особенностей самого проекта, но стоит сделать акцент на важности взаимоотношений проджект менеджера как с клиентом, так и с командой.
Сегодняшнюю публикацию мы посвятим принципам общения управляющего проектами с заказчиком. Речь не идет о том как продать больше или как привлечь больше клиентов, только о важности качества общения. Ведь от этого хорошо не только клиенту, но и вам.
Каждый новый проект подразумевает погружение в требования клиента и в его собственный мир. Как правило, они всегда разные. Давайте обсудим принципы работы проджект менеджера с заказчиком.
Кто такой менеджер проектов, и с чем он сталкивается в работе
Project manager это человек который отвечает за реализацию задачи в срок в соответствии с первоначальными требованиями. Звучит довольно просто, но на самом деле, данный вид деятельности подразумевает огромный список нюансов.
Среди главных правил работы менеджера по проектам стоит выделить:
- Если проект не выгоден управляющему с точки зрения реализации, энергоресурсов команды, или в финансовом плане, лучше отказать — так будет лучше и заказчику.
- На 100 процентов стараться вникнуть в потребности заказчика и в его ожидания, чтобы результат им соответствовал.
- Позаботиться о том, чтобы всем было все понятно (заказчикам и команде): объяснить, показать, рассказать, привести примеры и так далее.
- Выяснить какие особенности фирмы или сферы деятельности заказчика, чтобы понимать что ему предложить.
- Позаботиться о партнерских отношениях с клиентом: обозначить границы, помочь если нужно, устранить все страхи и сомнения, выстроить доверие.
- В некоторых случаях сделать работу за клиента, чтобы получить необходимый результат.
- Составить план платежей.
- Все договоренности фиксировать письменно, чтобы каждая из сторон знала, за что отвечает и почему.
Давайте теперь перейдем к более конкретным советам по поводу того как менеджеру проектов управлять общением с клиентами.
Знакомство и разделение обязанностей
Для начала нужно познакомиться. Прежде чем раздавать какие-либо задачи или принимать заказ в работу, нужно тщательно проанализировать сферу деятельности клиента, познакомиться с ним как с человеком, а также представиться самому и свою команду.
Потом в первые несколько дней проекта можно рассказывать, что вы можете предложить клиенту и как будет устроена ваша работа.
Важно понимать, что заказчик становится членом вашей команды с того дня как вы начали работать вместе. Он должен быть в курсе всех планов и нюансов работы.
После знакомства и представления проекта нужно рассказать клиенту, в чем будет заключаться его работа и участие в команде. Важно проследить за тем, чтобы клиенту все было понятно и, если нужно, повторить ему еще раз.
Опытные проджект менеджеры утверждают, что даже самая лучшая и продвинутая компания в мире не сделает качественный продукт, если взаимопонимания между клиентом и исполнителем нету. Точнее, если хотя бы одна из сторон не до конца понимает что от нее требуется.
Клиент должен понимать, что вы с ним в одной лодке.
В этом деле вам поможет план проекта, где Project manager предоставляет клиенту к рассмотрению все этапы реализации целей.
Исследовать бизнес клиента
Отдельным стоит при знакомстве выделить пункт исследования бизнеса клиента. Если менеджер it проектов должен сделать сайт, то ему необходимо исследовать почву, на которой клиент зарабатывает деньги и как. Это является важной частью стратегии реализации проекта.
Клиент будет более расположен к вам как к специалисту если вы изучите особенности сферы его деятельности и в зависимости от этого предложите разные варианты сотрудничества.
Случается, что заказчик — это несколько человек, а точнее бренд, в команде которого несколько человек. Это может быть маркетолог, менеджер по продажам и руководитель или учредитель компании. У каждого из участников этой команды заказчиков свои цели. Учредителю необходим только качественный результат, маркетологу — красивый, современный и стильный лукбук, а менеджеру по продажам сайт то особо и не нужен, потому что он продает через соцсети.
Поэтому необходимо на берегу исследовать особенности бизнеса заказчика, познакомиться с заинтересованными участниками команды и только тогда приступать к работе.
Определение целей и фиксация договоренностей
После того как обе стороны услышали друг друга, можно приступать к составлению плана работы. А конкретнее, к определению целей и фиксации договоренностей.
Если мы сделаем несколько шагов вперед, необходимым будет отметить, что результаты любых конференций, договоренностей или обсуждений нужно фиксировать в письменном виде, желательно в переписке между заказчиком и исполнителем. Чтобы у обоих сторон было письменное подтверждение того или иного процесса.
Это помогает всегда помнить о договоренности и также следить за тем чтобы они были выполнены.
Все чаще план реализации заказа фиксируется на юридическом уровне, что защищает также обе стороны от не желаемого исхода.
В общении с заказчиком менеджеру по проектам необходимо также постоянно поддерживать связь, а также отчитываться о проделанной работе регулярно. Например, каждую неделю. Таким образом заказчик сможет отследить каждый процесс и удостовериться в корректности исполнения плана, а исполнитель сможет поработать над возможными поправками и устранить ошибки сразу, а не после презентации целого проекта. Тогда все будет выполнено в срок.
Нужно регулярно и в письменном виде обновлять план (если были внесены поправки) и писать отчеты.
Оплата заказа: планирование
Многие проджект менеджеры утверждают, что они не должны контролировать деньги и обсуждать сроки оплаты, как и контролировать ее своевременность — не их задача. Но все же управляющему проекта нужно обсудить с заказчиком сроки и объемы платежей, чтобы они были реализованы в срок.
В этом вам поможет план платежей.
Презентация и работа над ошибками
После того, как вы познакомились с клиентом и его командой, составили план реализации проекта, запланировали платежи, прошли через все этапы — приходит финальный момент презентации проектов и, в случае каких-либо правок, работа над ошибками.
Стоит помнить, что работа должна быть презентована конкретно тому лицу, кто ее заказывал. Нередко случается что заказчики присылают на проверку результата своих коллег, но, к сожалению, это не приводит ни к чему хорошему.
Нужно позаботиться о том, чтобы на презентации присутствовала вся команда заказчиков и вся команда подрядчиков.
Отказы от проектов
В начале статьи мы вспоминали о пункте, в котором говорится о том, что иногда проджект менеджеру лучше отказаться от проекта, нежели работать над ним. Да, он может лишиться прибыли и лишить ее всю свою команду, но в некоторых случаях это лучший выход.
Нужно трезво оценивать свои силы и не пытаться прыгнуть выше головы. Но развиваться, конечно же, необходимо как самому руководителю проектов, так и всей команде. Записывайтесь на наши курсы и вы сможете узнать много нового.
