Канбан-доска, японская методология, позволяющая организовать эффективную работу команды – это палочка-выручалочка в случае, когда нужно следить за тем, чтобы проекты продвигались вперед с минимальными отклонениями.
Сегодня одним из самых известных методов управления проектными работами в онлайн-режиме является Trello.
Для тех, кто использует эту систему, Trello это:
- простота интерфейса;
- практически неограниченная возможность доступа без оплаты к доске;
- комфортность в пользовании;
- интеграция доски с параллельными инструментами для работы вне офиса.
Простота интерфейса
Trello — это простой инструмент, помогающий отдельным сотрудникам и командам сотрудничать и добиваться успеха.
Интерфейс построен построенный на концепции «Kanban». Это концепция «панели задач» со столбцами для каждого этапа, в котором может находиться задача. Обычно, задачи разбиты на те, которые только планируются, текущие или выполнение которых уже закончено (например, «запланировано, выполняется, выполнено»).
Рабочий процесс заключается в перемещении задач из одного столбца в другой.
Канбан считается одной из элементарных структур, которая ограничена только воображением по критерию модернизации.
Доски в Trello имеют такой вид.
Конструкция Trello состоит из некоторого числа досок, которые разделены на списки с записями на карточках. Карты являются двусторонними и могут содержать подзадачи, а также заметки и др. детали. Из-за этого рабочий процесс очень гибок, поскольку столбцы полностью настраиваются в соответствии с потоком задач.
Доступ к Trello
Trello предлагает очень щедрую бесплатную версию, в которой нет рекламы, нет ограничений по количеству пользователей и очень мало ограничений по использованию программы. Платные функции, как правило, косметические: такие как возможность изменить фон, добавить наклейки или интеграцию с внешними инструментами.
Trello может работать не только в браузере, но и на всех современных устройствах через веб-приложение, а также имеет встроенные приложения для устройств iOS, Android и Windows 8/10.
Комфорт Trello
Trello прост, но эффективен для управления проектами в небольших группах с ограниченными функциональными возможностями. Вот некоторые из ключевых особенностей Trello, которые делают его эффективным:
- Функциональность перетаскивания
- Легко добавлять контрольные списки
- Возможность установить дату и время
- Можно следить за всем через журнал активности и индикатор прогресса
- Сочетания клавиш для быстрого доступа
- Загрузка неограниченного количества вложений
- Назначать задачи нескольким членам команды
- Настройка параметров уведомлений
- Возможность архивировать свои карты и доски
- Добавление категорий, ярлыков и тегов для легкой организации
- Интеграция
Есть возможность выбора, на основании какого принципа организовать списки и карточки на досках. На самом деле, программу можно назвать универсальной, ведь она подходит и для личных, и для предпринимательских целей. Так, Trello, как инструментальную систему можно использовать в качестве персонального органайзера, календаря, списков, менеджера задач коллектива и даже как форум. Сегодня Trello используют: редакторы Tinkoff-Magazine, Netologiya, Lifehacker и др. медиа, контент-проектов и диджитал-агентств. Внимание этой системе уделяют и на курсах в академии Deveducation.
Большие процессы удобно отслеживать на одной доске. Если задача небольшая, то ее можно отследить непосредственно в карте, для чего нужно создать чеклист с описанием каждого этапа работы.
Для того, чтобы пригласить сотрудника в команду или назначить ему ответственность за задачу, нужно оставить ему ссылку. Процесс регистрации тоже простой и быстр. Trello использует упрощенную разметку текста Markdown и автоматизировано проводит процессы с помощью Zapier.
Интеграция
Trello имеет много бонусов, которые компенсируют отсутствие встроенных функций. Вот некоторые из них:
- Slack
- Jira (интеграция Trello-Jira)
- Gmail (мгновенно добавлять электронные письма как задачи)
- Timeneye (включить отслеживание времени)
- Card Aging (легко определить, какие карты не были открыты в течение некоторого времени)
- Plus for Trello (необходимая отчетность в Trello)
- IFTTT (для автоматизации рабочего процесса)
Структура Trello
Как вы уже догадались, Trello состоит из досок, нескольких списков и карточек.
На доске размещаются списки, представляющие сегменты или категории, которые упрощают сортировку и организацию информации. Карточки, или проще говоря задачи, создаются для каждого элемента с дополнительной информацией в описании, соответствующими ссылками и вложениями.
Работа с карточками
Итак, все на Trello строится на карточках. На них может быть описание задач, но могут быть и сложные доки, который включает списки, чеклисты, вложение, срок завершения, метки, ответственных лиц и т.д.
Карточки в Trello позволяют:
- Переименовывать, заполнять описание и редактировать тексты при помощи простых тегов Markdown.
- Присваивать метки, добавлять участника, сроки, добавлять файлы или чеклисты.
- Комментировать, добавлять эмоджи, вложения, оповещать участника.
- Изменять схему блоков, переместить по списку в другие доски;
- Копировать, изменять и архивировать карточки.
- Распечатывать, проводить экспорт в JSON, делиться адресом карточки.
- Удалять навсегда.
Работа со списками
Работа со списками позволяет проводить копирование, перемещения и архивирование. В Trello есть возможность исправить меню с досками, а сами их можно добавить в избранное или отсортировать. Существует 3 типа досок, каждая со своими возможностями доступа: приват (доступ только по приглашению), команда (доступ членам команды) и общедоступные.
Можно создать неограниченное количество досок, карточек и списков, а также добавить неограниченное количество участников.
Заключение
Trello отлично подходит для управления проектами, требующими подхода Kanban. Он имеет большинство основных функций, которые делают элементарное управление задачами довольно легким. Регистрация в Trello очень проста, и вам не понадобится больше 5 минут, чтобы начать, что феноменально по сравнению со сложными приложениями для управления проектами.
