- Методология GTD: как возникла и что означает?
- Особенности работы методологии
- Как работает система GTD?
- Сервисы, используемые для работы по GTD
Сегодня рынок IT-технологий предлагает невероятное количество инструментов и программного обеспечения, которые помогают ускорить и упростить выполнение профессиональных обязанностей проджект-менеджерам. Представители данной профессии сталкиваются с огромным количеством задач, в которых важно «не утонуть». Максимально эффективно организовать работу менеджера проектов можно с помощью GTD системы. В статье предлагаем более детально остановиться на том, что такое Getting Things Done и какие возможности предполагает система?
Методология GTD: как возникла и что означает?
Getting Things Done в переводе с английского языка на русский значит «завершение начатых дел» и подразумевает повышение собственной профессиональной эффективности, организации и контроля поставленных задач. GTD разработана бизнес-консультантом из Соединенных Штатов Америки Дэвидом Алленом.
Ключевое предназначение методологии – помочь менеджерам по проектам не только планировать собственные дела, но и успешно доводить их до финала. Система предоставляет возможность:
- систематизировать информацию;
- контролировать все этапы выполнения поставленных задач;
- доводить до логического завершения начатые проекты;
- бороться с многозадачностью.
С помощью этой технологии представители любой профессии могут успевать больше, независимо от того, насколько сложные поставлены цели. По этой причине актуальность получения полезных знаний по тайм-менеджменту в рамках профессии проджект-менеджер остается на достаточно высоком уровне. Для повышения личного уровня эффективности рекомендуем записаться на курс PM от DevEducation, на котором можно получить все необходимые знания и поднять продуктивность на абсолютно новый уровень.
Особенности работы методологии
Создатель Getting Things Done считает, что человеческий мозг предназначен для активной генерации различных идей, но никак не для их хранения. Используя технологию Дэвида Аллена, можно освободить главный «компьютер» человека от такой задачи, как «сохранить данные», что позволит получать еще больше энергии для создания и реализации новых идей.
Базовые принципы методики:
- Отсутствие необходимости держать задачи в голове. Все цели, идеи обязательно должны быть зафиксированы, так как таким образом мозг освобождается от потребности запомнить избыточное количество сведений. Система подразумевает, что человек будет записывать абсолютно все, даже рутинные, незначительные задачи, например, в бумажном блокноте, специальной программе. Данный список важно всегда держать под рукой.
- Составление нескольких перечней задач, которые будут храниться в единственном месте. Списки составляются по каждому проекту отдельно, могут дополняться перечнем домашних заданий, профессиональной и художественной литературы, многим другим. При этом хранить такую информацию можно в одном приложении.
- Повышение легкости восприятия заданий, перечня необходимых действий. Задача проджект-менеджера заключается в том, чтобы сделать перечисления целей достаточно наглядными, без непонятных сокращений, сложных аббревиатур.
- Фиксация под каждый пункт решения, определенных сроков их выполнения. Во время планирования можно использовать функцию напоминания о дедлайне по каждой задаче. При этом система подразумевает, что нужно сосредоточиться исключительно на одном задании в конкретный промежуток времени. Такой подход позволит не допустить отвлечения внимания человека на любые посторонние мысли.
- Выделение подзадач для масштабных проектов. Это позволит разделить крупные задачи на более простые стадии, что поможет эффективнее систематизировать сведения, увеличить эффективность внутренних рабочих процессов.
Только после организации всех задач нужно приступать к выполнению. Потребуется подбирать дела из конкретной категории, обдумывать собственные шаги для реализации проекта. Такой подход поможет существенно облегчить воплощение в жизнь масштабных идей.
Списки целей, идей, дел рекомендуется систематически обновлять. Многие задачи утрачивают свою актуальность или становятся менее важными в данный промежуток времени.
Как работает система GTD?
Сегодня существует множество методов, которые помогают с планированием и применением методологии Getting Things Done. В обязательном порядке потребуется запомнить 4 последовательных этапа:
- сбор всей информации по поставленным задачам;
- обработка данных, например, посредством дерева принятия решения (диаграммы рабочего процесса);
- организация результата с помощью выполнения цели, увеличения срока исполнения или делегирования;
- подбор действия для всех заданий, их выполнение.
Ключевой целью метода является управление обязательствами, действиями. Это значит, что потребуется обязательно определить задачи, необходимые для выполнения, создать план и подготовиться к быстрому принятию решений в рамках конкретного проекта.
Сервисы, используемые для работы по GTD
Сегодня существует большое количество приложений, которые можно использовать для работы над проектами по системе Дэвида Аллена. Самыми популярными считаются:
- Evernote;
- MyLifeOrganized:
- Smthngs;
- Trello.
Использование этих сервисов предоставит возможность максимально продуктивно выполнять поставленные проектом задачи, реализовывать быстро нестандартные идеи и эффективно контролировать рабочее время. Полезные навыки по тайм-менеджменту и системе GTD можно получить на курсе PM от DevEducation.
