Тайм-менеджмент: как управлять своим временем руководителю проекта

Тайм-менеджмент – это один из самых необходимых навыков современного человека. Особенно, если вы руководитель проектов и вам важно сформировать качественную работу, да еще и уложиться во все дедлайны. В интернете можно найти множество материалов, статей и видео про тайм-менеджмент. Также сейчас популярна нон-фикшн литература на данную тематику. Мы предлагаем выжимку из всей доступной информации, которая будет максимально полезной и эффективной. К тому же, проверенной на собственном опыте.

Для того, чтобы организовать свое время, крайне важно уметь составлять план. Важен не план ради плана, а грамотное его построение.

Пользуйтесь этими принципами, и ваш план будет работать на вас:

  • Точное постановление целей. Чем более конкретизирована задача, тем большая вероятность ее выполнения.
  • Техника декомпозиции. Важно разделить понятие цели и проекта с задачей. Следуя большой цели, разделяйте ее на несколько этапов достижения и задач на пути к ней. Например, при организации мероприятия, что является основной целью, разбиваем ее на подпункты (задачи). Определиться с локацией, пригласительными, кейтерингом, темой и т.д.
  • Принцип SMART. Суть подхода в постановке целей лежит в названии:
    – Specific (конкретика);
    – Measurable (измерение задачи);
    – Attainable (достижимость);
    – Relevant (актуальность);
    – Time-based (временной дедлайн).

Важно четко прописать пункты плана в удобном для вас формате. Это может быть ежедневник, лист бумаги, электронная заметка и другое. Визуализировав мысли, легче им следовать. Зачеркивая пункты, появляется азарт и мотивация выполнить все.

Еще один помощник – диаграмма Гранта

Диаграмма Гранта представляет собой календарь, куда можно вписывать все планы и задачи. Там же ставим дедлайны, важность, затраченное время и пр. Для многих именно этот способ планирования удобен.

С помощью списка to do (что сделать), легко формировать долгосрочные задачи. Тут уместно формировать крупные цели, задачи, требующие времени. Список можно периодически пополнять, расширять.

Кроме того, можно составлять аналогичный список как на месяц, так и на год. Это отлично подойдет для личного планирования, для отдельного проекта или целого бизнеса. Важно ставить сроки выполнения, необходимые инструменты и пункты для выполнения этих задач.
Списки на каждый день помогают структурировать ежедневную рутину, расписать на неделю вперед по дням текущие задачи. Так вы точно ничего не забудете и будете знать, что конкретно нужно делать, не тратя время на дополнительный анализ дел каждый день.
Итак, чтобы сформировать работающий план:

  • Распишите ваши цели с помощью принципов SMART
  • Разделите каждую цель на задачи
  • Оформите визуально план способом, который вам наиболее удобен
  • Поставьте сроки выполнения

Приоритеты

Сформировав план, разберитесь с главными и второстепенными задачами. Предлагаем расставить пункты с помощью метода АБВГД.

Таким образом, ставим приоритеты от самых важных и срочных (А) до тех, которые терпят (Д).

Не выполнив задания из пункта А, не стоит переходить к другим. Еще раз: это самые важные задачи, с четкими и скорыми дедлайнами и степенью ответственности. Если их не выполнить, впоследствии можно получить некие санкции и лишения. В пределах этого пункта можно также распределять от А-1, А-2, до А-х, который будет последним. Это очередность самых важных среди важных.

Есть понятие “съесть слона по частям”, то есть распределить одно большое задание на части, или план дня/месяца/проекта на подпункты. Так вот, большую часть, или самую тяжелую/неприятную/затратную нужно делать сразу. Выполнив самое сложное, остальное будет даваться легче морально и быстрее.

Задачи из пункта Б являются вторыми по важности, то есть, их необходимо выполнить, но ответственность и последствия меньше. Важность пункта В идет также на порядок ниже предыдущего.

Пункт Г (или D) подразумевает делегирование. Эти задания не такие сложные, и их можно поручить сотруднику, партнеру, чтобы было время и силы для более приоритетных задач.

Пункт Д – это задачи наименее важные. Из раздела “хорошо бы выполнить”. Пусть остаются в запасном листе, либо же оцените их важность. Возможно, они вовсе не нужны.

Метод “Матрица Эйзенхауэра”

Метод “списали” с президента США Дуайта Эйзенхауэра. Он разделял собственные дела на 4 градации:

  1. Наиболее важные и срочные дела;
  2. Важные, но менее срочные;
  3. Срочные, но менее важные;
  4. Не важные и не срочные.

Задачи из первого пункта нужно выполнять самому и неотложно. Во втором пункте у вас не поджимает время, поэтому вы можете неспешно распланировать, делать расчеты и улучшать качество выполнения. Задачи из третьего пункта можно смело делегировать. А четвертый пункт можно и вовсе вычеркнуть. Благодаря такой приоритетности ничего не останется без внимания, а выполнение будет четким и структурированным.

Как выполнить план

Несмотря на то, какой качественный и действенный план, если ничего не предпринимать после, то он быстро провалится. Вот несколько принципов качественной работы в достижении цели:

  • Фокус на основе и на конкретном задании. Не рассеивайте свое внимание на несколько задач, ведь в итоге ничего хорошо не будет выполнено.
  • Смело делегируйте задачи. Не стоит волноваться и постоянно перепроверять человека. Многим знакома фраза “лучше я сам сделаю”, но так вы излишне загружаете себя, лишая сил на главное. При этом, делегировав какое-то задание, вы даете возможность кому-то помочь себе, а также позволяете сотрудникам, партнерам проявить себя в той или иной сфере (чаще всего это касается организаторских навыков, коммуникации и т.п.)
  • Уметь сказать “нет”. Расставляя приоритеты и концентрируясь на важном, вы отметаете ненужные и проходящие дела.
  • Блокирование шумов. Все отвлекающие факторы должны оказаться вне зоны внимания (уведомления телефона, звонки, разговоры и прочее).
  • Найдите точки, куда ваше время уходит впустую. Оцените каждый час вашего дня, наверняка, там будут задания, на которое вы бездумно тратите время, даже не понимая этого. Это соцсети, проверка почты и другие источники прокрастинации. Избавьтесь от них и получите время, которое можно потратить на важное.
  • Не беритесь за несколько задач сразу. Так вы теряете внимание и результативность. И появляется больше рисков ошибок, стресса и большей траты времени.

Отдых

Для того чтобы эффективней работать и получать высокие результаты, важно давать себе отдохнуть. Отдых должен быть качественным, чтобы ничего не отвлекало. Необходимо знать конкретно, когда вы работаете, а когда отдыхаете. При возможности, ваши коллеги и партнеры должны знать, когда вас можно беспокоить, а когда вы отдыхаете. Это только ваше время, при котором не занимайте мысли работой: ведь именно мозг должен очиститься от объемов информации и множества задач для перезагрузки.

Почта должна быть структурированной

Большое количество сообщений в электронной почте сразу создает сложности при поиске нужного материала, а также создает “черную дыру” для времени. Выделите один раз время, чтобы распределить по папкам важные и неважные письма, отписаться от ненужных рассылок и рекламы, пометить маркировкой срочные письма и те, которые содержат нужную информацию. Также можно создать готовые шаблоны для исходящих писем, тем самым ускорив процессы.

Научитесь фильтровать данные, выделяя “зерно”, суть и бесполезные связные предложения, “воду”.

Работайте с учетом биоритмов. Проанализируйте свой день: когда вы более продуктивны и энергичны, а когда уже тянет на отдых и созидание. У каждого есть “золотые часы” работы. В это время лучше всего планировать наиболее важные задачи, встречи, звонки. Если же организм истощен, не “тяните” его по инерции, а дайте качественный отдых.

Создание места для работы – важный фактор. Место должно быть удобным, функциональным, минималистичным. Только важное под рукой, ничто не должно отвлекать внимание. То же касается и рабочего стола компьютера.

Не стоит гнаться за безупречностью. Очень редко бывает, когда вы довольны результатом на 100%. Важно знать основу и делать все, что в ваших силах, не сравнивая себя с другими.

Четко разделяйте часы работы и отдыха (свое личное время, что вы тратите только на саморазвитие, отдых, семью, развлечения. Никакой работы и задач). Кроме того, четко распределяйте необходимое время на ту или иную задачу и сроки. Соблюдение дедлайнов дисциплинирует. Формируйте сроки с запасом. Дополнительное время – это гарантия спокойствия и защита от непредвиденных ситуаций. Также не затягивайте выполнение задачи до последнего: так вы избежите стресса и увеличите качество выполнения.

Метод “Помидора”

Он предусматривает следующее:

  • Составление плана задачи
  • Установка таймера на 25 минут
  • Работа в течение этого времени без перерыва
  • Затем отдых в течение 5 минут
  • Затем снова работа 25-30 минут
  • Отдых можно увеличить до 15-20 минут

Метод “Хронометраж”

Следите за собой 2-3 дня. Полностью записывайте все, что делали за день. По возможности, почасово-поминутно. Таким образом, вы обнаружите “слепые зоны”, куда уходит время впустую. Исключите эти задания. То, на что уходит много времени, можно попробовать улучшить, где-то автоматизировать, что-то отнять, что-то делегировать. А также появляется понимание, сколько сил и времени вы реально тратите на важные долгосрочные цели.

Доказано, что 90 минут – это максимальное время непрерывной концентрации человека на одном задании. Таким образом, нужно планировать отдых и разгрузку каждые полтора часа.

Время, которое идет в автономном режиме, можно потратить на что-то важное. Это дорога, ожидание в аэропорту/на вокзале, очереди и прочее.

Пробуйте разные методы и способы, создав для себя идеальную систему. Для этого важно постоянно анализировать, как тот или иной способ тайм-менеджмента повлиял на вашу жизнь.

Помните о мотивации

Разделяют положительную мотивацию, что подразумевает что-то хорошее за выполнение задания (долгожданная покупка, развлечение, премия и т.д.), и отрицательную (если задание не будет выполнено, я лишусь чего-то). Другими словами, метод кнута и пряника. Для каждого человека и конкретного задания он действует по-разному. Тем не менее, поощрение – важный элемент в достижении целей.

Заключение

Подведем итоги, что нужно делать, чтобы точно распределить время достичь желаемого:

  • Формирование четкого плана с приоритетностью и разделением на подпункты;
  • Концентрация на важном;
  • Анализ собственного дня, биоритмов для лучшего построения работы;
  • Качественный отдых;
  • Удобное рабочее место;
  • Фильтр важного и второстепенного;
  • Организация действенной мотивации.

А для того, чтобы более глубоко изучить тайм-менеджмент и качественно улучшить свою работу, рекомендуем специализированные курсы от нашего колледжа DevEducation.

Присоединяйся к DevEducation — стань востребованным специалистом и построй карьеру в IT!